Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Republic Oy
Siltasaari 10, 00530 Helsinki
Business ID 2262751-7

Yhteyshenkilö

Tiina Stigell
tiina.stigell@republic.fi

Rekisterin nimi

Republic Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja kerätään sopimukseen perustuvan asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, se voidaan milloin tahansa peruuttaa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteröidyn henkilötietoja käytetään Republicin palveluihin liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä verkkomarkkinoinnin kohdistamiseen.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Henkilöllä on tai on ollut asiakassuhde tai asiakassuhteen perustamiseksi on tehty kontaktointi, tarjouspyyntö tai tarjous.

Rekisterin tietosisältö      

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja toimiala
• Yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja titteli
• Työnantajayrityksen nimi, y-tunnus ja toimiala, sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun asiallisen yhteyteen liittyvät tiedot ja tiedot palveluiden käytöstä
• Tiedot suoramarkkinointiluvista ja -kielloista
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Tiedot asiakaspalvelutilanteisiin liittyvästä viestinnästä

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa rekisteröidyltä itseltään tai hänen organisaationsa muilta henkilöiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä tai muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan käyttää Republicin tai sen yhteistyökumppaneiden toimesta rekisterin käyttötarkoituksen määrittämiin toimenpiteisiin.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja -käytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus voi määräytyä myös lainsäädännön perusteella.

Organisaation tiedot, kuten laskutushistoria ja projektitiedot säilytetään, vaikka yhteyshenkilön henkilötiedot poistetaan.

Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot katselmoidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta.

Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet   

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka on suojattu palomuurin, salasanojen ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukitussa tilassa, jossa on sähköinen kulunvalvonta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna edellä mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä mainitussa osoitteessa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.